Personuppgiftspolicy

Personuppgiftspolicy

Din integritet är viktig för oss på Laxå Pellets AB och vi ansvarar för den personliga information som du förser oss med. För att du som pelletskund, besökare på vår hemsida eller vid annan kontakt med Laxå Pellets AB ska känna dig trygg så beskriver denna personuppgiftspolicy hur Laxå Pellets AB behandlar, lagrar och hanterar dina personuppgifter.

 

I denna policy kallas Laxå Pellets AB, Orgnr: 556647-9969 för LP och är personuppgiftsansvarig medan du eller ditt företag kallas för kunden.

 

LP ansvarar för samtliga uppgifter som du lämnar i kontakt med oss, vilket kan vara på hemsidan, via telefon, e-post, sociala medier eller direkt, på t ex mässor.

 

LP går att nå på följande sätt:

Post: Laxå Pellets AB, Logistikvägen, 695 72 Röfors

Telefon: 0584-444 160

E-post: info@laxapellets.se

1. Tillämpningsområde för denna personuppgiftspolicy

Denna policy gäller för alla som besöker och/eller handlar på hemsidan https://www.laxapellets.se eller kommunicerar med LP via telefon, e-post eller direkt, på t ex mässor. Den gäller också vid nyttjande av våra kanaler på sociala medier.

 

Personuppgifter är information som enskilt eller i kombination med andra uppgifter kan användas för att identifiera dig som en fysisk nu levande person. Det kan t.ex. vara ditt namn, din e-postadress eller ditt telefonnummer.

 

Som personuppgiftsansvarig har LP ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att dataskyddsförordningen GDPR följs. GDPR står för General Data Protection Regulation och är en vidareutveckling av personuppgiftslagen (PUL) som gällt tidigare.

2. Uppgifter som LP samlar in och hur de används

Vårt främsta syfte för att behandla dina personuppgifter är för att LP ska kunna fullfölja åtaganden mot dig som kund men vi samlar även in uppgifter om dig som ännu inte är kund men som vill bli kontaktad av oss.

 

Beställning av pellets, support, leverans och fakturering

När du köper pellets av oss registrerar vi dina kontaktuppgifter; namn, adress, telefonnummer och e-postadress för att vi ska kunna hantera din beställning, kommunicera med dig, leverera pellets till dig samt ta betalt av dig. Även eventuell vägbeskrivning och instruktioner/önskemål gällande leveransen registreras.

 

Det köpeavtal som vi ingått med dig utgör den lagliga grunden för behandlingen och är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra avtalsrättsliga förpliktelser och fullgöra detta avtal gentemot dig,

 

Vi sparar uppgifterna i fem år eftersom många av er handlar med långa intervall, och har uttryckt att ni gärna vill stå kvar i vårt register och få aktuella erbjudanden, samt för att ha underlag för eventuella reklamationer.

 

För att leverera pelletsen till dig anlitar vi olika transportbolag som får tillgång till dina kontaktuppgifter och eventuella önskemål om leveransen. För att fakturera dig lämnas dina uppgifter i vissa fall till InExchange AB som skickar ut fakturorna till dig. Om du inte betalar och ärendet måste lämnas för inkassering anlitas inkassobolaget Lindorff AB.

 

Inloggning

För att beställa på hemsidan måste du skapa ett konto med ditt unika användarnamn och lösenord, förutom kontaktuppgifterna ovan. Informationen används för att säkerställa att du är rätt kund och för att du ska få överenskommet pelletspris.

 

Laglig grund för hanteringen är fullgörande av vårt avtal med dig.

 

Lagringstiden för inloggningsuppgifter är fem år för att du ska slippa skapa ett nytt konto även om det går en längre tid mellan dina beställningar.

 

Personnummer för kreditupplysning

Ditt personnummer behövs för att göra en kreditupplysning på dig, vilket i sin tur behövs för att du ska få handla på faktura (kreditgivning). Kreditupplysningen sker vid beställningen och en kopia av den hämtade informationen skickas ut direkt till dig från det kreditupplysningsföretag vi anlitar, Creditsafe i Sverige AB. Kreditupplysningar från Creditsafe påverkar inte dina framtida kreditomdömen, t ex din möjlighet att ta banklån. Uppgift om att kreditupplysningen skett, om du blev godkänd eller nekad samt anledning till nekandet sparas i LP:s system, dock inte informationen från upplysningen. Nästa gång du beställer tas ny kreditupplysning om det skett någon förändring i informationen sedan förra gången, t ex vid ändrad inkomst.

 

Om du motsätter dig att lämna ut ditt personnummer, eller får avslag i samband med kreditupplysningen, men ändå vill handla av oss kan du kontakta kundtjänst och komma överens om t.ex förskottsbetalning i stället för att handla mot faktura.

 

Laglig grund för hanteringen är fullgörande av vårt avtal med dig.

 

Vi lagrar ditt personnummer tillsammans med dina andra kontakt- och inloggningsuppgifter i fem år, se även under rubrikerna ovan.

 

Bankkontonummer

I de fall det är aktuellt med en återbetalning till dig, t ex vid en reklamation eller felaktig inbetalning, måste vi få uppgifter om ditt bankkontonummer. Vi har i dagsläget inte möjlighet att göra utbetalningar på annat sätt. Bankkontonumret registreras endast för utbetalning via banken och sparas inte med dina övriga kunduppgifter.

 

Laglig grund för hanteringen är fullgörande av vårt avtal med dig.

 

Lagringstiden för utbetald ersättning är sju år efter innevarande år i enlighet med bokföringslagen.

 

Direktmarknadsföring, kundaktiviteter och kundundersökningar

Dina kontaktuppgifter används för direkt marknadsföring för att kunna ge dig som kund relevanta erbjudanden via e-post, brev eller telefon, eller för att återkoppla till dig efter en kundaktivitet, t ex skicka dig en vinst vid deltagande i tävling på t ex mässor.

 

Kundundersökningar, för att få veta hur du som kund upplever LP och vår pellets, genomförs av vår egen kundtjänst eller företag som specialiserat sig på kundundersökningar. Svaren från dessa används för att rikta erbjudanden till dig, för att förbättra vår service till dig samt för statistik.

 

Laglig grund för hanteringarna är vårt och ditt intresse för att marknadsföra vår pellets till dig, för att undersöka vad du tycker om oss och vår pellets samt att använda uppgifterna för att ta fram statistik.

 

Lagringstiden är fem år eftersom många av er handlar med långa intervall, och har uttryckt att ni gärna vill stå kvar i vårt register och få aktuella erbjudanden.

 

Vid köp av adresser för direktreklam för att kontakta potentiella kunder sparas dina kontaktuppgifter i sex månader. Laglig grund är intresseavvägning eftersom vi har ett berättigat intresse att marknadsföra våra varor till dig.

 

Arbetssökande

När du som arbetssökande skickar/lämnar din information till oss för att vi ska kunna utvärdera och välja rätt person att rekrytera sparar vi all information under rekryteringsprocessen samt ytterligare ett år ifall tjänsten inte tillsätts vid första anställningsförfarandet och vi vill ge dig ett erbjudande om anställning. Den lagliga grunden är intresseavvägning utifrån vårt och ditt intresse att tillsätta tjänsten med rätt person.

 

Leverantörer

När du som leverantör skickar oss en faktura för vara/tjänst som vi köpt registreras dina uppgifter i enlighet med fakturan och används för att betala fakturan, supportärenden och liknande. Laglig grund är avtal och uppgifterna sparas i sju år efter innevarande år i enlighet med bokföringslagen.

 

Alla som kontaktar oss via telefon, e-post, sociala medier mm

När du kontaktar oss sparas kontaktuppgifter för fullgörande av avtal, support, återkontakt mm. Den lagliga grunden, beroende på vad ärendet gäller, är fullgörande av avtal eller vårt och ditt berättigade intresse att hantera ditt ärende (intresseavvägning). Uppgifterna sparas i upp till fem år.

 

Personuppgifter som skickas in till LP utan att de efterfrågats kommer inte att sparas längre än en månad, undantaget gäller spontana arbetsansökningar som sparas ett år, se även ovan under Arbetssökande.

 

Skyldighet enligt lag

Utöver vad som beskrivits i punkterna ovan hanterar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t ex på grund av vår bokföringsskyldighet eller vid begäran från myndighet. Lagringstid enligt bokföringslagen är sju år. Även om vissa uppgifter om dig måste sparas enligt lagregler kan du alltid motsätta dig att dina personuppgifter används i direkt marknadsföring genom att kontakta vår kundtjänst. Se även under rubrik Dina rättigheter som registrerad hos LP.

3. Hur cookies används

När du besöker vår hemsida kan vi också samla in information och uppgifter om dig genom att använda så kallade cookies. En kaka eller "cookie" är en liten fil som sparas i din dator när du besöker en webbplats. Syftet är att förenkla och förbättra användarupplevelsen av webbplatsen samt ge underlag för analys och uppföljning. Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse att analysera och förbättra webbplatsen (intresseavvägning). För mer information om hur vi använder cookies, tryck här.

4. Säkerhet

LP skyddar dina personuppgifter genom en kombination av tekniska och organisatoriska lösningar. Åtkomstsystem krävs för tillgång till samtliga av LP:s system som hanterar personuppgifter. Anställda på LP samt personuppgiftsbiträden och underbiträden ska följa LP:s interna informationssäkerhetspolicy. Backup av lagrade data sker lokalt för att säkerställa tillgång till data i händelse av avsiktlig eller oavsiktlig förlust. Den lagliga grunden är skyldighet enligt lag att skydda t ex bokföringsmaterial, samt vårt och ditt berättigade intresse att skydda dina personuppgifter. Lagringstiden är enligt respektive punkt under rubrik Uppgifter som LP samlar in och hur den används.

5. LP som personuppgiftsbiträde

LP agerar som personuppgiftsbiträde för de av våra återförsäljare som beställer med direktleverans till dig som kund. Med sådana återförsäljare upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal. LP agerar i enlighet med instruktion som bifogas personuppgiftsbiträdesavtalet. Överföring av filer förekommer för att fullfölja åtagandet.

6. Personuppgiftsbiträden till LP

LP använder personuppgiftsbiträden för att fullfölja avtal med dig som kund, t ex med transportbolag och faktureringsservice. LP förbinder sig att ha personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga personuppgiftsbiträden samt att dessa förutom att följa GDPR även följer LP:s krav på integritet, tillgänglighet och säkerhet tillämpliga i LP:s interna informationssäkerhetspolicy. Överföring av filer förekommer för att fullfölja åtagandet.

7. Överföring av information

LP och dess personuppgiftsbiträden sparar sin information inom EU. Bokföringsdata sparas i Sverige. Vi säljer inte vidare någon kundinformation till tredje part.

8. Dina rättigheter som registrerad hos LP
  • Du har rätt att få information om vilka personuppgiftsbehandlingar som görs hos oss vilket sker i denna personuppgiftspolicy.
  • Du har rätt att en gång per år begära information om vilka personuppgifter vi har om dig.
  • Du har rätt att begära rättning om vi har felaktigheter registrerade om dig.
  • Du har rätt att bli raderad under förutsättning att uppgifterna inte längre behövs för att uppfylla våra åtaganden mot dig, att vi inte har en lagstadgad skyldighet att behålla uppgifterna (t ex enligt bokföringslagen) eller att det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
  • Du har rätt att begära en begränsning i behandlingen, t ex för direktmarknadsföring, även om uppgifterna måste sparas av andra skäl, se punkten ovan.
  • Du har rätt att få dina personuppgifter flyttade (dataportabilitet) under förutsättning att den lagliga grunden är ett avtal. Det du kan få ut är personuppgifter som rör dig, som du själv tillhandahållit eller som genererats av dina handlingar/aktiviteter.
  • Du har rätt att framföra klagomål till Datainspektionen om du upplever att LP inte behandlar dina personuppgifter korrekt. För att vi ska kunna hjälpa dig så snabbt som möjligt önskar vi att du vänder dig till oss i första hand.

 

Om du vill åberopa någon av dina rättigheter måste begäran ske genom en skriftlig egenhändigt undertecknad begäran av dig själv som registrerad. I begäran behöver du uppge namn, adress, telefonnummer, e-postadress och personnummer samt bifoga en kopia av din legitimation. Svar kommer att skickas inom en månad från begäran. Undantag är begäran av begränsning för direktmarknadsföring då det räcker att du kontaktar kundtjänst via telefon eller e-post.

 

Kundtjänst har telefon 0584-444 160 och e-post info@laxapellets.se.

9. Uppdateringar av denna personuppgiftspolicy

Uppdateringar och förändringar i denna personuppgiftspolicy publiceras på denna sida.